WEBOVÉ APLIKÁCIE

Zákaznícky portál: keď ERP systém nestačí

ERP systém obsahuje množstvo dôležitých údajov. Objednávky, faktúry, dokumenty, reklamácie či zákaznícke dáta. Napriek tomu sa vo firmách často opakujú rovnaké telefonáty a e-maily.

„Môžete mi poslať faktúru ešte raz?“

„Neviete mi preposlať dodací list?“

„Kde nájdem prílohu k objednávke?“

Takéto otázky pozná väčšina obchodných a administratívnych oddelení.

Informácie pritom vo firme existujú. Problémom nie je ich nedostatok. Problémom je dostupnosť.

ERP systém nie je určený pre zákazníkov

ERP systémy sú navrhnuté predovšetkým pre interných používateľov. Účtovníctvo, obchod, výrobu alebo sklad.

Zákazníci sa k údajom často dostávajú iba prostredníctvom:

• e-mailov,
• telefonátov,
• manuálne zasielaných dokumentov,
• exportov z ERP systému.

To znamená dodatočnú prácu pre zamestnancov a pomalší prístup k informáciám pre zákazníka.

Typický príklad z praxe

Firma používa ERP systém niekoľko rokov. Všetky objednávky, faktúry a dokumenty sú v systéme evidované.

Napriek tomu obchodné oddelenie každý deň odpovedá na otázky:

• Kedy bola vystavená faktúra?
• Aká je výška neuhradených záväzkov?
• Kde nájdem prílohu k objednávke?
• Aký je stav zákazky?

Tieto informácie už vo firme existujú. Len nie sú jednoducho dostupné zákazníkovi.

Čo dokáže zákaznícky portál

Zákaznícky portál predstavuje bezpečnú vrstvu medzi ERP systémom a zákazníkom.

Po prihlásení môže zákazník vidieť napríklad:

• vystavené faktúry,
• históriu objednávok,
• prílohy a dokumenty,
• stav zákaziek,
• obchodné dokumenty,
• kontaktné údaje.

Všetko dostupné online, bez telefonátov a čakania na odpoveď.

Výhody pre zákazníka

• Prístup k dokumentom 24/7
• Rýchle vyhľadávanie faktúr a objednávok
• Prehľad všetkých dokumentov na jednom mieste
• Aktuálne údaje bez potreby kontaktovať firmu

Výhody pre firmu

• Menej telefonátov a e-mailov
• Menej administratívnej práce
• Rýchlejšia komunikácia so zákazníkmi
• Vyššia spokojnosť zákazníkov
• Lepšie využitie údajov z ERP systému

Nie je to nový ERP systém

Častou obavou býva predstava, že zákaznícky portál znamená výmenu alebo rozšírenie ERP systému.

V skutočnosti je situácia opačná.

Portál nenahrádza ERP. Využíva údaje, ktoré už ERP systém obsahuje, a sprístupňuje ich používateľom jednoduchým a bezpečným spôsobom.

Každá firma má iné potreby

Niekto potrebuje sprístupniť iba faktúry. Iná firma chce zobrazovať objednávky, prílohy alebo stav zákaziek.

Preto bývajú zákaznícke portály najčastejšie vyvíjané na mieru podľa procesov konkrétnej spoločnosti.

Údaje už máte

Rovnako ako pri reportingu a dashboardoch, aj pri zákazníckych portáloch platí jedna jednoduchá myšlienka:

Ak dnes používate ERP systém, je veľmi pravdepodobné, že dokáže poskytnúť oveľa viac hodnoty, než iba evidenciu objednávok a faktúr.

---